Excel est perçu comme gratuit, donc acceptable

Si Excel est si répandu, c’est parce qu’il est déjà installé. Les entreprises ont payé Office depuis longtemps, alors elles l’utilisent pour tout. Pas besoin de convaincre une direction, ni d’acheter une nouvelle licence.

Mais cette gratuité est trompeuse. Car en réalité, chaque minute passée à corriger une erreur, à chercher une version de fichier ou à reconstruire une macro cassée a un coût.

Et ce coût, il est invisible. Jusqu’au jour où il explose.

Tout le monde sait l’utiliser. C’est un piège.

Excel semble universel. Il donne une impression de contrôle, de simplicité.
Tout le monde peut l’ouvrir, modifier une cellule, ajouter une formule.
Mais cette accessibilité est justement ce qui le rend instable.

Il suffit d’une mauvaise manipulation pour désorganiser un fichier critique, et dans beaucoup d’équipes, il n’y a ni gestion des droits, ni audit des actions, ni sauvegarde fiable.

Le vrai problème : personne n’est responsable du fichier

Quand une entreprise dépend d’un fichier Excel pour gérer ses équipements, mais qu’aucune personne n’en assure le suivi, tout repose sur la mémoire collective. Or, cette mémoire est fragile. Si la personne qui a conçu la logique quitte l’entreprise, plus personne ne sait maintenir le document.

Dans un outil structuré, les règles sont intégrées. 

Dans Excel, elles sont implicites et c’est là que le risque devient critique.

Migrer semble complexe. Mais attendre est pire.

Oui, migrer vers un vrai outil demande du temps. Il faut identifier les besoins, trier les données, former les équipes.

Mais continuer à bricoler sur Excel coûte plus cher à long terme :
– Perte de temps au quotidien
– Aucune traçabilité
– Données incohérentes
– Risques légaux ou comptables

L’attente ne réduit pas le problème, elle l’amplifie.

Il existe des alternatives bien conçues (ou à concevoir)

Si Excel montre ses limites, c’est peut-être le moment de faire un vrai choix :
→ investir dans un outil existant et éprouvé,
→ ou faire développer une solution sur-mesure, parfaitement adaptée à vos besoins.

Tout dépend de votre maturité, de la fréquence d’usage, et du niveau d’automatisation souhaité.

Dans bien des cas, un outil SaaS simple suffit.
Mais pour des processus internes spécifiques ou un SI déjà structuré, le développement d’une interface personnalisée connectée à vos sources de données peut être plus pertinent.

L’enjeu n’est pas de tout révolutionner, mais de poser une base saine :
– un suivi clair
– une centralisation des données
– une logique de droit et d’historique
– et un environnement qui s’adapte à l’évolution de votre organisation

Excel n’est pas un mauvais outil. Mais ce n’est pas une solution de gestion d’actifs. Il a été conçu pour calculer, pas pour structurer. S’en servir comme base d’un système critique revient à bâtir sur du sable.

Les entreprises qui veulent maîtriser leur IT doivent sortir du réflexe Excel. Pas en ajoutant de la complexité. Mais en posant les bons outils, au bon moment.