Le contexte

Jia Paris est une TPE spécialisée dans les produits capillaires.

Son activité repose sur plusieurs outils métiers pour gérer les commandes B2B, les stocks, les devis et les échanges avec son entrepôt.

Avec une équipe réduite, chaque traitement manuel mobilisait du temps et augmentait le risque d’erreur. L’entreprise avait besoin d’un système d’information plus fiable, sans recruter une direction informatique complète.

Le besoin

Jia Paris devait automatiser plusieurs flux critiques.

Le premier enjeu concernait les échanges entre l’OMS et le WMS. Les deux systèmes utilisaient des technologies différentes : une API avec un quota limité d’un côté, des fichiers CSV transmis par SFTP de l’autre.

Il fallait automatiser :

• La transmission des commandes B2B au WMS
• La réception des marchandises
• La synchronisation des stocks
• L’archivage des fichiers
• Le suivi des traitements et des erreurs

Le second besoin concernait les devis commerciaux.

Les demandes envoyées par les commerciaux étaient reçues par email au format PDF. Elles devaient être transformées en devis Axonaut sans ressaisie manuelle.

Notre mission

Nous avons commencé par cartographier les flux, identifier les contraintes de chaque outil et définir les règles de gestion.

Notre équipe a ensuite :

• Rédigé les spécifications fonctionnelles
• Conçu les workflows
• Développé les automatisations
• Testé les différents scénarios
• Mis en place les alertes
• Documenté les traitements

Chaque scénario a été testé avant sa mise en production.

Nous avons aussi accompagné Jia Paris comme une DSI externe. Notre rôle couvre le cadrage des besoins, la priorisation des sujets et l’aide aux choix techniques.

Cette approche permet à l’entreprise de faire évoluer son système d’information sans créer une structure IT lourde.

Outils, applications et stack

Applications et outils

• Axonaut
• Pixi WMS
• Email
• API
• SFTP
• Fichiers CSV
• Documents PDF

Stack technique

• n8n
• JavaScript

Usages couverts

• Transmission des commandes B2B
• Mise à jour des stocks
• Création de devis depuis un PDF
• Archivage des fichiers
• Notifications automatiques
• Suivi des traitements
• Documentation des workflows

Cette stack légère répond aux besoins de Jia Paris sans ajouter une couche technique difficile à maintenir.

Les résultats

Notre mission a permis d’automatiser plusieurs flux métiers et de réduire les manipulations manuelles.

Les résultats obtenus

• Commandes B2B transmises automatiquement au WMS
• Stocks mis à jour avec moins de manipulations
• Devis Axonaut créés depuis les PDF reçus par email
• Réduction des ressaisies
• Risques d’erreur limités
• Workflows documentés
• Alertes et suivi opérationnel mis en place
• Pilotage SI mieux structuré

Les équipes peuvent consacrer moins de temps aux tâches répétitives et mieux suivre les échanges entre leurs outils.

Ce que ce cas client montre

Une TPE n’a pas besoin d’une DSI complète pour mieux piloter son système d’information.

Elle a besoin d’un partenaire capable de connecter ses outils, de comprendre ses contraintes métier et de prioriser les sujets qui ont un impact direct sur son activité.

Chez Jia Paris, nous combinons l’exécution technique et l’accompagnement SI. Nous automatisons les flux tout en aidant l’entreprise à garder un système cohérent et adapté à sa croissance.

Vos outils communiquent encore avec des fichiers et des ressaisies manuelles ? En 20 minutes, faisons le point sur les flux que vous pourriez automatiser en priorité.